Persondatapolitik

Hos Familiehandlen ønsker vi, at vores besøgende og klienter altid har tillid til os. Her kan du få et nærmere indblik i, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Indledning - persondatabeskyttelseserklæring

Familiehandlen ser persondatabeskyttelse som en essentiel egenskab i vores arbejde. Vi sætter en ære i at være tilgængelige, have den højeste form for fortrolighed og fokus på integritet, samtidig med at vi behandler, deler og opbevarer personoplysninger inden for lovens rammer og vores egne forskrifter.

Denne erklæring vil være et udtryk for hele online-persondatapolitikken for Familiehandlen. Vi vil i denne erklæring gøre rede for hvilke oplysninger, vi indsamler, og hvad vi bruger disse til.

Familiehandlen behandler og opbevarer personoplysninger inden for EU. Familiehandlen vil til enhver tid være i stand til at dokumentere og påvise overholdelse af EU- og dansk lovgivning.

Familiehandlen og www.familiehandlen.dk opfylder og er forenelige med forordning 2016/679, som er en direkte bindende retsakt vedtaget i EU.

Familiehandlen er forpligtet til at beskytte fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden af vores klienters, samarbejdspartneres og medarbejderes oplysninger og arbejder kontinuerligt for at sikre løbende overholdelse af databeskyttelsesloven, herunder databeskyttelsesforordningen.

Denne databeskyttelsespolitik indeholder oplysning om Familiehandlens behandling af personoplysninger, når vi er dataansvarlig.

Definitioner

Medmindre andet fremgår af denne Databeskyttelseserklæring, skal nedenstående termer skrevet med stort begyndelsesbogstav have den samme betydning som i vores ”vilkår og betingelser”.

Familiehandlen arbejder med følgende principper

Vores databeskyttelsespolitik er baseret på følgende databeskyttelsesprincipper:

  • Indhentning og behandling af personoplysninger skal ske med største gennemsigtighed, samt med et hæderlig formål og på lovlig vis.
  • Indsamling af personoplysninger må kun udføres til formål, hvor formålet er prædefineret, udtrykkeligt og lovligt.
  • Indsamlingen skal begrænses til det, som er nødvendigt i forhold til det konkrete formål, som oplysningerne skal bruges til.
  • Personoplysningerne skal være rigtige og præcise.
  • Hvis ovenstående ikke passer, skal der forsøges med rimelig indsats at sikre, at disse blive opdateret, slettes eller korrigeres.
  • Oplysninger bevares hvor vi kan identificere den registrerede, og de indhentede oplysninger opbevares ikke i en form eller tid, som er længere end det nødvendige i forhold til det formål, som de er indhentet for.
  • Der skal være absolut fortrolighed og sikkerhed omkring de indhentede oplysninger
  • Personoplysninger må ikke deles med tredjeparter, undtagen hvis det er strengt nødvendigt for dem i forhold til den konkrete sag
  • Registrerede har ret til at anmode om adgang til og korrektion eller sletning af personoplysninger eller behandlingsrestriktioner eller at modsætte sig behandling såvel som retten til dataportabilitet.

Implementering

Familiehandlen har foretaget en datastrømsanalyse og GAP-analyse. På baggrund af denne er nærværende databeskyttelsespolitik om Familiehandlens processer og politik til overholdelse af persondatareglerne nedskrevet. Familiehandlens persondataansvarlige har foretaget interne kursus og træning af Familiehandlens ansatte til overholdelse af nærværende politik, ligesom der er udleveret skriftlige procedurer og retningslinjer. Familiehandlens persondataansvarlige har ansvaret for at holde sig opdateret og ajour med overholdelse af persondatareglerne.

Behandling af data

Nedenfor er det specificeret, hvilke kategorier af oplysninger vi behandler til hvilke formål og med hvilke behandlingsgrundlag for de enkelte behandlingsaktiviteter.

Behandlingsaktiviteter

Familiehandlen behandler personoplysninger på følgende:

  • Klienter
  • Medarbejdere
  • Samarbejdspartnere og leverandører
  • Rekruttering
  • Markedsføring
  • Bearbejdelse af data

Behandling af personoplysninger

Som et led i det daglige arbejde hos Familiehandlen behandler virksomheden en række personoplysninger om alle vores brugere af hjemmesiden samt kunder og samarbejdspartnere. Familiehandlen er derfor også meget opmærksom på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler personoplysninger om brugere af vores tjenester på hjemmesiden, vores kunder og samarbejdspartnere.

Grundlaget for at behandle dine personoplysninger vil som udgangspunkt være for at kunne besvare din henvendelse eller for at kunne opfylde den aftale om juridisk service, som har indgået med os. Grundlaget kan dog også i nogle tilfælde være interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningen. Dette skyldes, at behandlingen af dine personoplysninger er af væsentlig betydning for, at vi kan overholde de forpligtelser, der påhviler os som juridisk virksomhed.

Behandling af personoplysninger

Som et led i det daglige arbejde hos Familiehandlen behandler virksomheden en række personoplysninger om alle vores brugere af hjemmesiden samt kunder og samarbejdspartnere. Familiehandlen er derfor også meget opmærksom på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler personoplysninger om brugere af vores tjenester på hjemmesiden, vores kunder og samarbejdspartnere.

Grundlaget for at behandle dine personoplysninger vil som udgangspunkt være for at kunne besvare din henvendelse eller for at kunne opfylde den aftale om juridisk service, som har indgået med os. Grundlaget kan dog også i nogle tilfælde være interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningen. Dette skyldes, at behandlingen af dine personoplysninger er af væsentlig betydning for, at vi kan overholde de forpligtelser, der påhviler os som juridisk virksomhed.

Når du er klient hos os, betyder det, at vi behandler en række personoplysninger om dig og de øvrige parter, der eventuelt er involveret i sagen.

Vi opretter altid vores klienter i et sagshåndteringssystem. Når vi registrerer dig i dette system, sker det altid med følgende oplysninger:

– Navn og adresse
– E-mailadresse
– Telefonnummer

Familiehandlen indsamler og registrerer dine personoplysninger for at kunne administrere den aftale, vi har med dig, for at kunne fakturere ydelsen samt for at kunne sende dig relevant information med tilknytning til sagen.

Vores håndtering af dine personoplysninger foregår adskilt fra alle andre sager, og det er kun de medarbejdere, som beskæftiger sig med den specifikke sag, der har adgang til sagen. Derudover er tilgangen til vort sagshåndteringssystem beskyttet med en særskilt og personlig kode for hver enkelt bruger.

Opbevaringsperiode

Persondatalovgivningen indeholder ikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal afgøres af os som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf lægger vi navnlig vægt på, om en fortsat opbevaring af personoplysningerne tjener et sagligt formål, eller om vi er forpligtet i medfør af lovgivningen til at opbevare bestemte oplysninger eller dokumenter.

Som udgangspunkt gemmer vi alle relevante sagsrelaterede oplysninger, herunder dine personoplysninger i ti år fra dit kundeforhold hos os er afsluttet. Vi sletter dog ikke personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav, f.eks. hvis der opstår en tvist eller som følge af økonomiske udeståender mellem dig og Familiehandlen, som medfører, at vi har behov for at gemme sagsakterne i længere tid end ti år fra ophøret af dit kundeforhold.

Vi opbevarer sagsakterne for at kunne dokumentere sagsforløbet, hvis der skulle opstå en tvist i forhold til den rådgivning/bistand, vi har udført. Derudover opbevarer vi sagsakterne for at kunne overholde de rådgivningsmæssige regler, hvorefter vi er forpligtede til – ved modtagelsen af nye sager – at vurdere, om vi befinder os i en interessekonflikt. Øvrige personoplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere kundeforholdet, vil blive slettet løbende og på det tidspunkt, hvor vi vurderer, at vi ikke længere har et sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.

Vi opbevarer endvidere altid bogføringsmateriale og oplysninger indhentet til brug for overholdelse af hvidvaskloven (legitimationsoplysninger) i 5 år. Dette gør vi for at overholde henholdsvis bogføringsloven og hvidvaskloven.

Deling af personoplysninger

Vi deler på intet tidspunkt indhentede oplysninger med tredjeparter undtagen i de situationer, hvor en sådan deling er strengt nødvendigt for at levere vores ydelser. Indimellem engagerer vi os med andre forretningspartnere, der arbejder på Familiehandlens vegne, såsom eksterne advokater, der forfølger et krav eller teknologivirksomheder, der behandler eller leverer systemer og teknologi, der forbedrer vores produkter og tjenester. Vi vil dele nødvendige oplysninger i sådanne sager. Familiehandlen offentliggør ikke personoplysninger til tredjeparter, så de kan markedsføre deres produkter eller tjenester til vores kunder.

Behandlingssikkerhed

Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

Adgang til og korrektion eller sletning af persondata

Som registreret hos Familiehandlen har du visse rettigheder, som Familiehandlen er forpligtet til at opfylde. Den registrerede har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Familiehandlen behandler på den registrerede, ligesom den registrerede kan få berigtiget eventuelle forkerte eller mangelfulde personoplysninger.

Kontakt

Kontakt@familiehandlen.dk

Overgaden Neden Vandet 39, 4. tv.

1414 København K

Klage

Kontakt@familiehandlen.dk

Overgaden Neden Vandet 39, 4. tv.

1414 København K

Ændringer af denne politik

Politikken kan blive opdateret løbende, derfor tilskynder vi jer til med jævne mellemrum af genlæse siden for at læse om politkken.

Seneste opdateret: 20-11-2020